Gestão de academia: melhores práticas para ter sucesso

Gestão de academia: melhores práticas para ter sucesso.

de vez em quando, a insegurança de gerir sua academia bate à porta? Calma, é normal. Estar à frente de decisões que definem os rumos do seu negócio é uma tarefa complicada, mas o acompanhamento dos processos como um todo é a melhor forma de garantir o sucesso do seu empreendimento.

O ramo fitness apresenta algumas características especiais que exigem ainda mais atenção. A concorrência acirrada faz com que as novidades sejam cada vez mais necessárias para se destacar, e, para isso, é preciso muito planejamento, decisões estratégicas, boa administração das finanças, investimento em atendimento e bom relacionamento com alunos.

Seguindo algumas práticas, é possível fazer com que sua gestão de academia seja ainda mais eficaz. Confira nossas dicas para sair na frente nesse mercado!

Gestão de academia: Faça um planejamento estratégico

Para funcionar, todo negócio precisa de um bom planejamento estratégico. Por que seria diferente com uma academia? Antes mesmo de tirar o projeto do papel, é preciso se cercar de informações, pesquisas e previsões para não entrar em uma furada. Afinal, é necessário traçar aonde seu negócio quer estar em curto, médio e longo prazo.

Um planejamento estratégico detalhado evita várias escolhas erradas e tropeços na gestão da sua academia. Por isso, é preciso elaborar um plano de negócios, um documento descrevendo detalhadamente os objetivos e metas do seu empreendimento e as ações e processos a serem seguidos para que você consiga conquistar o que almeja.

Determinar o público-alvo, por exemplo, é um dos primeiros passos do planejamento. Uma vez que as academias atualmente não se restringem a uma faixa etária reduzida — jovens em busca de melhorias para o corpo — e sim contempla idades e expectativas variadas — pessoas mais velhas com o objetivo de melhorar a qualidade de vida —, conhecer seu público é fundamental. Assim, é possível definir quais modalidades a academia vai oferecer, prever os horários de maior movimento, planejar a compra de equipamentos específicos, etc.

Contratar uma empresa especializada em pesquisa pode ser útil para que você conheça exatamente quem vai servir e determine seu nicho de mercado. Com essas informações, até mesmo a difícil tarefa de colocar preço nos serviços oferecidos vai parecer mais fácil. Além disso, a definição do local onde se instala a academia corre menos riscos de dar errado.

Os dados vão te ajudar, também, a definir estratégias de venda, assunto que vamos abordar com profundidade daqui a pouco. Sabendo, por exemplo, quais são os meses de maior e de menor procura por matrícula nas academias, é possível prever os altos e baixos financeiros da empresa e tomar providências, como facilidades de pagamento, descontos e outras promoções na época de baixa.

Controle e administre bem as finanças

O planejamento estratégico do qual falamos é um grande amigo da saúde financeira do seu negócio. E administrar bem as finanças da sua academia é mais do que uma questão de simplesmente fazê-la funcionar: é ter condições de proporcionar melhorias constantes, conquistar mais alunos e crescer.

Todo valor que entra e sai na academia deve ser controlado para garantir a sustentabilidade e lucratividade do seu empreendimento. Em relação às despesas, por exemplo, é possível dividi-las em grupos para gerir melhor e equilibrar os gastos. Imagine a seguinte divisão:

  • salário e encargos dos colaboradores;
  • aluguel do espaço;
  • manutenção do espaço físico e equipamentos;
  • serviços diretos;
  • serviços indiretos;
  • material de consumo (artigos de escritório, limpeza);
  • propaganda e marketing;
  • eventos;
  • impostos e taxas.

Nesses tópicos, é possível perceber que há valores fixos, como aluguel, e variáveis a cada mês, como as despesas com manutenção e equipamentos ou eventos. Com os custos do negócio divididos em categorias, é possível equilibrar.

Se em um mês um equipamento apresentou defeito e o valor de manutenção previsto foi ultrapassado, o jeito é segurar no gasto com materiais de consumo por um período para não ir além do limite mensal. Um grupo compensa o outro. Lembre-se de que alguns valores, mesmo que não estejam ligados diretamente ao funcionamento operacional da academia, devem ser prioridade.

Economizar em marketing e propaganda, por exemplo, significa um tiro no pé: todo o trabalho de construção de imagem, prospecção e fidelização de alunos pode ir por água abaixo se interrompido. Recuar esse tipo de investimento, então, não é uma boa decisão estratégica.

A organização, nesse caso, é fundamental. É preciso registrar qualquer custo, por menor que pareça. Afinal, ao final do mês é preciso haver dinheiro o bastante em caixa para arcar com todas as despesas, mesmo que ela seja um pacote de papel necessário para imprimir os contratos dos novos alunos. Crie o hábito de fazer planilhas e incentive seus colaboradores a utilizá-las como instrumento para organizar os processos de trabalho.

O mesmo vale para a receita do empreendimento: a regra é categorizar pra organizar. É preciso separar com rigor quais entradas correspondem, por exemplo, a:

  • taxa de adesão dos alunos;
  • mensalidade das atividades oferecidas;
  • taxa de personal training;
  • aluguel de espaços;
  • saldo da loja e lanchonete, caso esse serviço não seja terceirizado.

Com essa relação, é possível acompanhar direitinho quanto de dinheiro está entrando por mês e prever baixas nos próximos meses (o fim de contrato de alunos, por exemplo). Ter noção dessas variações é, inclusive, essencial para que você consiga planejar ações para aumentar a receita deste ou daquele grupo e garantir mais lucratividade.

Se o aluguel de espaços apresenta boa relação de custo-benefício para a academia (pouco investimento e alto retorno), por exemplo, que tal investir mais nessa atividade, oferecendo facilidades, divulgando a possibilidade, correndo atrás de possíveis parceiros?

Gerencie o relacionamento com os alunos

Fidelizar seu público deve ser uma missão constante. Afinal, o processo de venda de um pacote de serviços não acaba quando o aluno assina o contrato e paga a taxa de matrícula ou adesão. Se não conquistado, o cliente não vai permanecer na sua academia, ficando suscetível aos encantos da concorrência.

Por isso, o relacionamento com os alunos deve ser prioridade de uma boa academia. Para começar, atendimento de qualidade é item fundamental, pois nem mesmo as vantagens financeiras são capazes de compensar uma abordagem pouco interessada e eficaz desse setor.

O aluno deve ser conquistado a todo momento: quando entra e sai da academia, quando está fazendo seus exercícios ou pagando sua mensalidade, quando precisa resolver qualquer problema com rapidez e eficiência.

Manter canais de comunicação com os alunos que de fato funcionem também é medida estratégica. Tudo o que puder ser feito para facilitar a vida do cliente, faça. Se sua academia não fizer, outra vai fazer, e você não quer ver toda sua clientela migrando de empresa porque você deixou de adotar medidas simples, não é?

Por exemplo: aquele aluno atarefado, que trabalha, estuda e vive com o dia cheio, vai preferir a facilidade de tirar dúvidas, dar recados ou saber avisos importantes por aplicativos de mensagem, como WhatsApp ou Telegram, a ter que ligar para obter essas mesmas informações.

Outra situação: não é ótimo que o aluno tenha a opção de saber o horário de funcionamento da academia em um feriado vendo um post no Facebook da empresa — em questão de segundos — ou ouvindo um anúncio na rádio, enquanto faz seus exercícios? As recepcionistas estarão sempre disponíveis para fornecer informações e o diálogo presencial deve ser encorajado, mas o ideal é que as informações sejam facilitadas para que o aluno não precise ter o trabalho de buscá-las. Pensar na comodidade, praticidade e economia de tempo do público é sempre a melhor opção.

Diversifique as formas de contato com seus alunos de acordo com a variedade de perfis. Cada pessoa é diferente e as preferências podem variar de acordo com gênero, faixa etária, profissão, tempo disponível. Comunicados de ações, promoções e avisos importantes podem ser veiculados na rádio personalizada da academia, por exemplo, que tem mais essa função, além de garantir um ambiente de motivação e incentivo para que os alunos pratiquem suas atividades.

Não negligencie, porém, a comunicação face a face. O cliente precisa da segurança de saber que sempre que tiver um problema, precisar negociar algum ajuste em seu plano, modificar uma ficha de exercícios ou qualquer outra situação, vai encontrar a equipe apta a resolver sua demanda prontamente, com qualidade e agilidade. Nesse sentido, um dos melhores trunfos é mostrar que a academia é flexível e sempre aberta para atender às necessidades de seus alunos.

Qualifique a equipe para fornecer um atendimento de qualidade

Toda a equipe da academia, da recepcionista ao gerente de vendas, dos professores à equipe da limpeza, precisam estar alinhados com os valores e a imagem que a empresa deseja passar. A qualidade do atendimento, então, vai muito além da recepção, mas envolve todos os profissionais que fazem parte do time.

Para garantir um atendimento impecável que de fato segure o seu público, é preciso qualificar a equipe. Cursos e treinamentos devem ser vistos não como despesas, mas sim como um importante investimento em sua empresa. Palestras in company podem ser boas alternativas, já que é possível personalizar o conteúdo de acordo com as necessidades do seu negócio.

Há palestrantes excelentes que podem ser contratados para uma tarde de conversa sobre atendimento, cuidado com a imagem pessoal e profissional, dicas para melhorar a comunicação com os públicos, seja oralmente ou por e-mail, gestão de tempo e outros assuntos. Não subestime o impacto que essas conversas podem ter em sua equipe, que certamente vai se sentir mais valorizada e motivada para contribuir com o sucesso do negócio.

Sobre atendimento, é sempre bom lembrar: alguns detalhes que parecem inofensivos podem contar muitos pontos a favor — ou contra — seu negócio. Já imaginou o quanto é difícil para um aluno descobrir para quem pedir ajuda em uma série de exercícios quando ele é novato ou mesmo está se exercitando em um turno diferente do habitual se os professores não estão uniformizados?

O uso do uniforme para toda a equipe facilita o dia a dia dos clientes, que já sabem a quem se dirigir quando precisam resolver qualquer questão. Além disso, a padronização das roupas passa a mensagem de organização e ainda fortalece a imagem da academia, isto é, sua marca.

Trace uma estratégia de vendas

O sucesso de sua academia vai depender, e muito, do sucesso dos processos de venda dos seus serviços. Se cuidar da gestão financeira é importante, bem como assegurar excelência no atendimento, é preciso garantir a receita para que tudo isso funcione. E isso só acontece de uma forma nesse tipo de negócio: conquistando alunos.

Por esse motivo, é importante definir estratégias de venda eficazes para garantir que toda a estrutura física que você montou, profissionais que contratou e treinou e todos os outros preparativos não sejam em vão. A equipe de vendas e de marketing devem trabalhar em conjunto para garantir um processo eficaz de geração de desejo em um consumidor, divulgação de impacto, vendas, entrega de serviço e acompanhamento constante.

Em primeiro lugar, é importante conhecer o fluxo da academia. Só assim será possível ofertar vantagens e lançar promoções que sejam realmente interessantes para o público. O mês de janeiro, por exemplo, é um período de muita procura, já que as pessoas ainda estão empolgadas com as resoluções de ano novo e querem cumprir a meta de fazer atividades físicas regularmente.

Em outras épocas, especialmente no período de inverno, a procura por novas assinaturas cai, e até mesmo quem já está matriculado pode ser vencido pela preguiça e pela sedução de trocar o treino por um bom filme debaixo das cobertas. Assim, as ações e promoções precisam estar alinhadas às especificidades dessa época.

Eliminar a taxa de adesão, oferecer mensalidades mais baratas, um mês extra de graça em planos semestrais ou anuais e outras vantagens financeiras podem ser medidas chave para fazer com que o aluno seja fisgado. Para quem já está matriculado, que tal pensar em sistemas de distribuição de brindes de acordo com a frequência? Pode ser aula gratuita em outra modalidade, objetos úteis, como toalhas, fones de ouvido, entre outros.

Além da variação sazonal, as academias também sofrem variações ao longo do dia. Como grande parte das pessoas têm disponibilidade para se exercitar pela manhã ou à noite, antes ou após o dia de trabalho, nesses horários a academia estará cheia. De tarde, porém, a história é outra. Por isso, que tal oferecer preços diferenciados para quem escolher malhar nesse horário?

Um pacote em horário econômico, com preços realmente atraentes, evita que os recursos do espaço, humanos e materiais, fiquem parados, garantindo rotatividade. Ainda, pode equilibrar os outros horários, garantindo que nos de maior movimento haja equipamentos para todos e condições para que os exercícios sejam feitos de maneira correta.

Promoções especiais para familiares ou amigos que se matricularem juntos também costuma funcionar. Procure, também, fazer parcerias com empresas, escolas e faculdades, oferecendo preços diferenciados para colaboradores e alunos desses parceiros.

Monitore a concorrência

Além de ter uma visão geral do andamento da sua academia, é preciso saber, também, o que a concorrência está fazendo para atrair e fidelizar seus alunos para oferecer ainda mais vantagens. Por isso, é fundamental que as academias concorrentes sejam monitoradas pela sua equipe — não se preocupe, essa é uma prática comum no mercado.

É interessante visitar periodicamente os canais de informação das outras empresas para traçar estratégias para superá-las. Por meios do site e das redes sociais, por exemplo, é possível ter acesso a quais são as promoções do mês, quais as modalidades que aquela academia oferece que você ainda não oferta, quais são os horários de atividades em grupo, como lutas e natação, para saber como você pode adequar melhor os seus.

Se durante o atendimento um possível cliente der alguma informação sobre a academia, tome nota e crie uma planilha para avaliar mudanças. Se em uma consulta por telefone o aluno em potencial deixou escapar que gostou mais dos horários do muay thai da academia vizinha, peça para que as atendentes anotem a informação. Se questionarem o preço, dizendo que a outra academia está oferecendo um valor de mensalidade mais barato pelos mesmos serviços, com a mesma estrutura, tente negociar e também registre.

Também é importante observar que outras vantagens a concorrência está oferecendo para além dos preços, pacotes e grade de horários. Como gestor de academia em busca de melhorias constantes, é preciso perguntar-se:

  • A academia concorrente oferece melhor estrutura física, englobando espaço maior, equipamentos mais modernos?
  • A concorrência conta com profissionais mais bem preparados na equipe?
  • Que serviços e facilidades a concorrente oferta e eu não (estacionamento, armário com chaves, etc.)?
  • A minha concorrente utiliza outras formas de se comunicar com seus alunos ou alunos em potencial que eu não utilizo (redes sociais, WhatsApp, investimento em publicidade, aparições em jornais e revistas, entre outros)?

Ter a concorrência bem debaixo dos olhos significa reconhecer pontos a melhorar no seu negócio e trabalhar para melhorar constantemente. Caso seja possível cobrir a oferta, ótimo! Caso não seja, é importante para ter consciência de que talvez seu preço esteja severo demais pelo que oferece, por exemplo, e encontrar alternativas e novas formas de encantar os alunos.

Mensure os resultados

Acompanhar de perto o desenvolvimento do seu negócio é fundamental. Mensurar resultados é uma forma de ver se as ações que você está desenvolvendo estão dando certo ou se ajustes são necessários.

Mesmo que o resultado não seja exatamente o esperado, é melhor encarar os fatos e buscar soluções. Para isso, vamos voltar lá no planejamento estratégico. Metas e objetivos foram definidos em curto, médio e longo prazo, certo? Os resultados serão mensurados com bases nesses desejos iniciais. Assim, será possível saber se sua academia ficou aquém, cumpriu ou mesmo ultrapassou as metas estabelecidas.

Tais metas, por sua vez, dizem respeito a diferentes áreas e, por isso, precisam de diferentes ferramentas para serem medidas. Em relação à saúde financeira da empresa, por exemplo, não é tão difícil: basta verificar qual era sua expectativa de faturamento e comparar com os números reais. O mesmo se aplica ao número de novas adesões, por exemplo.

Outras, porém, são um pouco mais complexas de serem medidas. Para verificar o sucesso ou insucesso das suas estratégias de comunicação, por exemplo, uma das formas é observar o crescimento de curtidas ou seguidores nas redes sociais e medir o grau de interação das pessoas (curtidas, comentários, compartilhamentos) do seu conteúdo.

Análises como essa, porém, devem estar aliadas às pesquisas de satisfação, que vão medir o quanto seus alunos estão envolvidos ou não com a academia e quais são os pontos a serem melhorados. Nessa pesquisa, é possível perguntar, por meio de questionários, como os alunos preferem que os contatos sejam feitos, o que acham dos preços praticados na academia, da estrutura física, dos professores.

Ou seja: os formulários, que podem ser distribuídos fisicamente ou online, medem outros pontos importantes do seu negócio que apenas os números não conseguem dar conta. Por isso, não se iluda: os resultados da sua empresa não estão somente nas curvas de crescimento do seu lucro. Pense no negócio como um todo!

O sucesso da gestão de academia, então, passa por questões que vão muito além do número de alunos ativos ou quanto dinheiro entra por mês no empreendimento. Gerir um negócio no ramo fitness exige atenção a todos os aspectos: atendimento, fidelização de clientes, recursos materiais, espaço, recursos humanos (contar com bons profissionais é fundamental), marketing, entre outros.

O mais importante, como regra geral, é pesquisar, planejar, organizar, agir e mensurar. Planejar as ações com antecedência para que sejam estabelecidas metas por cada período e com base em dados concretos, que ajudam a definir o público e o nicho de mercado. Organização é fundamental para que os processos, internos e externos, fluam melhor e que informações importantes não sejam perdidas no meio do caminho. Agir deve ser de forma estratégica, com todos os insumos da pesquisa, planejamento e categorização, de forma a minimizar riscos e evitar erros. Mensurar, por sua vez, garante o acompanhamento preciso dos resultados, em todas as áreas da empresa, e a tomada de decisões necessárias caso algum ponto ainda esteja fora do eixo.

Lembre-se: só tendo noção do negócio de forma global é possível garantir sua saúde. Porém, contar com a ajuda de profissionais especializados em cada uma dessas funções, como consultores, pode ser uma boa alternativa para fazer com que as tomadas de decisão na academia sejam mais assertivas e tenham menos chances de erros.

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